Le cahier des charges fonctionnel doit expliciter le besoin du client, au travers de fonctions de services et de fonctions de contraintes.
Il présente le problème dans son ensemble, précisant le champ du domaine étudié (marché, études menées sur le même sujet ou sur un sujet proche, contexte du projet dans l'entreprise,…).
Il favorise le dialogue entre les différents partenaires, pour obtenir du prestataire la conception et la réalisation la plus efficace qui soit.


Il facilite aussi le choix des solutions techniques proposées par la suite, en définissant les critères qui les départageront, ainsi que les niveaux souhaités ou exigés pour ces critères.
Enfin, il s'agit d'un engagement contractuel entre les différentes parties, notamment concernant le respect des niveaux établis pour les critères.